Yönetim Kurulu ve Müdürler Kurulu Karar Defterlerinin ETDS’ye Kayıt Zorunluluğu Kaldırıldı!

14 Şubat 2025 tarihli ve 32813 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ (“ETDS Tebliği”) ile, 1 Ocak 2026 tarihinden itibaren kuruluşu ticaret siciline tescil edilen şirketler ve kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği izne tabi şirketlerin pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin elektronik ortamda tutulması zorunluluğu getirilmişti. Bu düzenleme ile ETDS Tebliği kapsamındaki şirketlerin ticari defterlerini Elektronik Ticari Defter Sistemi (“ETDS”) üzerinden tutmaları esas alınmış, bilgi güvenliği ve kayıtların doğrulanabilirliği hedeflenmişti.

Ancak uygulamada özellikle yönetim kurulu karar defterinin elektronik ortamda tutulması şirketler açısından çeşitli tartışmalara yol açtı. Uzun süredir gündemde olan bu konuya ilişkin değişiklik, 20 Eylül 2025 tarihli ve 33023 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (“Tebliğ”) ile hayata geçirildi.

Değişiklikler:

• ETDS Tebliği kapsamındaki şirketlerin pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri bakımından, elektronik ortamda tutulma zorunluluğu aynen muhafaza edilmiştir. Dolayısıyla, ETDS Tebliği kapsamındaki şirketlerin bu iki defteri ETDS üzerinden tutmakla yükümlü olmaya devam etmektedir. Buna karşılık, yönetim kurulu karar defteri ve müdürler kurulu karar defteri elektronik ortamda tutulması zorunlu defterler kapsamından çıkarılmıştır.
• Halihazırda yönetim kurulu karar defterini elektronik ortamda tutmakta olan şirketlere ise geçiş imkânı tanınmıştır. Buna göre, söz konusu şirketler yönetim kurulu kararlarını yeniden fiziki ortamda tutmak istemeleri halinde, bu yönde yönetim kurulu kararı alarak bu kararlarını en geç 1 Ocak 2026 tarihine kadar Ticaret Bakanlığı’na sunabileceklerdir. Bakanlığa yapılan bu bildirim üzerine, ilgili defter elektronik sistemde kapatılacak ve fiziki defterin açılış onayı, Ticaret Bakanlığı tarafından verilen belgeye istinaden noter marifetiyle gerçekleştirilecektir.
• Fiziki olarak defter tutmakta iken elektronik ortamda defter tutma yükümlülüğü kapsamına giren şirketler için fiziki defterlerden elektronik defterlere geçiş süresi iki aydan altı aya çıkarılmıştır. Buna göre, fiziki olarak defter tutmakta iken elektronik ortamda defter tutma yükümlülüğü kapsamına giren şirketler, yükümlülüğün doğduğu tarihten itibaren en geç altı ay içinde, notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını yaptıracak ve ETDS’ye geçiş yapacaktır.