Yurt Dışına Kişisel Veri Aktarımında Kullanılacak Standart Sözleşmelerde Dikkat Edilmesi Gereken Hususlara İlişkin Kamuoyu Duyurusu

Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından, yurt dışına kişisel veri aktarımında kullanılacak Standart Sözleşmelerde dikkat edilmesi gereken hususlara İlişkin kamuoyu duyurusu yayımlandı.

Bilindiği üzere, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (Kanun) “Kişisel verilerin yurt dışına aktarılması” başlıklı 9 uncu maddesinde standart sözleşmeler, kişisel verilerin yurt dışına aktarımında veri sorumluları ve veri işleyenlerin başvurabileceği bir uygun güvence sağlama yöntemi olarak öngörülmüş olup, Kanunun 9 uncu maddesinin beşinci fıkrasında standart sözleşmelerin imzalanmasından itibaren beş iş günü içinde Kurumumuza bildirileceği hükme bağlanmıştır.

Bu kapsamda yurt dışına kişisel veri aktarımına ilişkin Kurumumuza iletilen Standart Sözleşmelerin incelenmesi neticesinde tespit edilen ve dikkat edilmesi gereken hususlara aşağıda yer verilmiştir:  

1. Standart sözleşmenin, aktarımın taraflarınca veya tarafları temsile ve imzaya yetkili kişilerce imzalanması zorunludur. Tarafların birinin ya da her ikisinin geçerli imzasının bulunmaması halinde standart sözleşme geçerli olmayacaktır.
2. Standart sözleşmede, aktarım tarafları veya tarafları temsile ve imzaya yetkili kişiler tarafından atılacak imzaların, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu’nun imzaya ilişkin düzenlemelerine uygun olması gerekmektedir. 
3. Standart sözleşmelerin yabancı dilde de akdedilmesi halinde hem veri aktaranın hem de veri alıcısının Türkçe sözleşme metni üzerinde imzalarının bulunması gerekmektedir. Standart sözleşmenin çift sütunlu olarak Türkçe ile diğer başka bir dilde düzenlenmiş olması halinde de hem veri aktaranın hem de veri alıcısının imzalarının Türkçe metnin yer aldığı sütunda mutlaka bulunması gerekmektedir. 
4. Veri aktaran veya veri alıcısı adına standart sözleşmeyi imzalayan kişilerin temsile ve imzaya yetkili olduklarına dair tevsik edici belgelerin, standart sözleşme ile birlikte Kuruma sunulması gerekmektedir. Kuruma sunulan tevsik edici belgelerde standart sözleşmeyi imzalayan kişilerin isimlerinin yer almaması halinde sözleşme yetkisiz kişiler tarafından imzalanmış olacağından standart sözleşme geçerli sayılmayacaktır.
5. Standart sözleşme metnindeki taraf isimlerinde eksiklik olmaması ve sözleşme metninde yer alan taraf isimleri ile tevsik edici belgelerde yer alan taraf isimleri arasında farklılık olmaması gerekmektedir.
6. Standart sözleşmenin, imzaların tamamlanmasından itibaren beş iş günü içinde fiziki olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi ya da Standart Sözleşme Bildirim Modülü vasıtasıyla Kuruma bildirilmesi gerekmektedir. Bu kapsamda bildirim yükümlülüğünün süresinde yerine getirilip getirilmediğinin tespit edilebilmesi bakımından aktarım taraflarının her ikisinin de imza tarihlerini standart sözleşme metni üzerinde belirtmeleri gerekmektedir.
7. Aktarım taraflarının adres, irtibat noktası, imzacı isimleri veya benzeri bilgilerinin standart sözleşme metninde açıkça belirtilmesi gerekmektedir. 
8. Kuruma gönderilecek standart sözleşmelerde (özellikle KEP iletisi olarak gönderilmesi halinde) sözleşme metninin eklenmesinin unutulmaması veya gönderilen standart sözleşmenin sayfalarında eksiklik bulunmaması gerekmektedir.
9. Kuruma yapılacak bildirimlerde yabancı ülke makamlarınca düzenlenmiş resmî belgelere de yer verilmesi mümkün olduğundan, yabancı ülkelerde düzenlenmiş resmî belgeler üzerindeki imzanın doğruluğunun, belgeyi imzalayan kişinin unvanının veya gerektiğinde bu belge üzerindeki mühür veya damganın aslı ile aynı olduğunun teyidi gerekebilecektir. Normal şartlar altında, bu teyit işleminin ilgili ülkede görev yapan ülkemiz konsolosluk veya diplomasi memurları tarafından gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Ancak, ülkemizin de taraf olduğu Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi çerçevesinde bu Sözleşmeye taraf devletlerde düzenlenmiş resmî belgeler söz konusu tasdik işleminden bağışık tutulmuş olup; apostil şerhinin varlığı yeterli olacaktır. Dolayısıyla, istisnai bir düzenlemenin veya uluslararası anlaşmanın yokluğu hâlinde Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesine taraf bir ülkede düzenlenmiş resmî belgelerin apostil şerhi ile birlikte Kuruma sunulması gerekmektedir. Hem Sözleşmeye taraf olmayan hem de herhangi bir muafiyetten yararlanmayan ülkeler bakımından ise ilgili ülke makamları tarafından tanzim edilen belgelerin tasdik işlemlerinin tamamlanarak Kuruma sunulması gerekmektedir. 
10.  Kuruma sunulacak tevsik edici belgeler ile yabancı dildeki her belgenin, noter onaylı Türkçe çevirisi ile birlikte sunulması gerekmektedir. 
11. Standart sözleşmede, aktarım taraflarının imzaları daha ileri bir tarihte tamamlanmış olmasına rağmen sözleşmenin geçmişe dönük olarak yürürlüğe gireceğine dair ‘yürürlük tarihi:…’ vb. ibarelere yer verilmemelidir. 
12.  Aktarım taraflarının, kişisel veri aktarımı bağlamında uygun standart sözleşme tipini belirledikten sonra yalnızca seçimlik veya alternatif içerikli standart sözleşme maddeleri üzerinde değişiklik yapabilmeleri mümkündür. Standart sözleşme metinlerinin, Kurul tarafından ilân edildiği şekliyle kişisel verilerin yurt dışına aktarılması bakımından uygun güvenceleri sağlayacağının kabul edildiği dikkate alındığında, seçimlik veya alternatif içerikli maddeler dışında standart sözleşme metinleri üzerinde herhangi bir ekleme, çıkarma veya değişiklik yapılmamalıdır. 

Kamuoyuna saygıyla duyurulur.

Link