Standart Sözleşme Bildirim Modülü Kullanıma Açıldı!

1. Giriş

12 Mart 2024 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanan 7499 sayılı Ceza Muhakemesi Kanunu ile Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun (“Kanun Değişikliği”) ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) değiştirilmiş ve kişisel verilerin yurt dışına aktarımında standart sözleşmeler yeni bir yöntem olarak benimsenmiştir.

Kişisel verilerin yurt dışına aktarımına ilişkin usul ve esaslar, Kişisel Verileri Koruma Kurumu (“Kurum”) tarafından 10 Temmuz 2024 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) ile belirlenmiştir.

Yönetmelik’in 14 üncü maddesinin beşinci fıkrasında ise standart sözleşme bildirimlerinin fiziki olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi ya da Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından belirlenen diğer yöntemlerle gerçekleştirilebileceği düzenlenmiştir.

Bu kapsamda, 25 Ekim 2024 tarihinde Kurul tarafından yapılan duyuru ile standart sözleşmelerin internet üzerinden daha hızlı ve etkin bir biçimde yerine getirebilmeleri amacıyla hazırlanan “Standart Sözleşme Bildirim Modülü” (“Modül”) kullanıma açılmıştır.

Modül’ün kullanıma açılmasıyla birlikte, veri sorumlusu ve veri işleyenler, imzaladıkları standart sözleşmeleri, fiziki olarak veya KEP adresi üzerinden veya Modül’ü kullanarak Kurul’a bildirebilecektir.

2. Modülün Kullanımı

Modül’ün kullanımına ilişkin kılavuza (“Kılavuz”) bu link üzerinden erişim sağlanabilecektir.

Kılavuz uyarınca öncelikle veri işleyen veya veri sorumluları adına Modül’ün kullanılabilmesi için bir hesap oluşturulması gerekmektedir. Hesap oluşturma işlemleri, Modül üzerinde hesap oluşturma esnasında kullanılan cep telefonu ve e-posta adresi üzerinden tamamlanmakta ve herhangi bir fiziki bildirime gerek bulunmamaktadır. Modül üzerinden yurt dışında mukim veri sorumlusu veya veri işleyenlerin de hesap oluşturabilmesi mümkündür.

Veri sorumlusu veya veri işleyenler, hesap oluşturduktan sonra Modül üzerindeki ilgili formu doldurmalı ve formda yer alan yerleşim adresi ve vergi kimlik numarası gibi bilgileri girmelidir. 

Hesap oluşturma işlemleri tamamlandıktan sonra standart sözleşme bildirimi yapılabilmesi için Modül üzerindeki ilgili formlar kullanılarak veri sorumlusu veya veri işleyen adına standart sözleşme bildirmeye yetkili olan kişiler eklenmelidir. Hem Türk vatandaşları hem de yabancı ülke vatandaşları Modül üzerinde yetkili kişi olabilmektedir.

Yetkili kişinin de Modül üzerinden kaydı yapıldıktan sonra, yetkili kişiler, ilgili veri sorumlusu veya veri işleyen adına Modül üzerinden standart sözleşme bildirimi yapabilecektir.

Türk vatandaşı olan yetkili kişiler, e-Devlet üzerinden Modül’e giriş yaparak bildirim işlemlerini tamamlayabilir.  Türk vatandaşı olmayan kişiler ise yetkili kişi kaydı yapılırken kullanılan e-posta ve bu e-posta adresine gönderilen şifre aracılığı ile Modül’e giriş yapabilir.

Yetkili kişiler tarafından standart sözleşmeler Modül’e yüklendikten sonra Modül üzerinden Kurum’a gönderme işleminin ayrıca yapılması gerekmektedir. Standart sözleşme, Modül üzerinden Kurum’a gönderildikten sonra gönderilen standart sözleşmede değişiklik yapılamamaktadır. Ancak, standart sözleşmelerde sonradan yapılan değişikliklerin yine aynı Modül üzerinden bildirilmesi mümkündür.

Son olarak, standart sözleşmelerin herhangi bir şekilde taraflar arasında sona ermesi durumunda, Modül üzerinden sonlandırma bildirimi ayrıca yapılmalıdır.

3. Dikkat Edilmesi Gerekenler

• Veri sorumlusu ve veri işleyenlerin hesapları oluşturulurken kullanılan cep telefonu ve e-posta adresleri daha sonrasında değiştirilememektedir. Bu nedenle, ilk defa kayıt oluşturulurken doğru e-posta ve cep telefonu adreslerinin kullanılması önemlidir. Bununla birlikte, ilgili şirket bünyesinde çalışan kişilerin kişisel e-posta ve cep telefonlarının kullanımından kaçınılmalı ve şirkete ait iletişim bilgileri kullanılmalıdır.
• Hesap oluşturulduktan sonra veri sorumlusu ve veri işleyenlere ait bilgiler ilgili ekrana doğru bir şekilde girilmelidir. Zira, veri sorumlusu veya veri işleyene ait yerleşim yeri ve vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarası da sonrasında değiştirilememektedir.
• Yetkili kişi kaydı yapılırken yetkili kişinin, veri sorumlusu/veri işleyen adına bu modüle sözleşme yüklemesine yetkili olduğuna dair belgenin de Modül’e yüklenmesi zorunludur.
• Modül üzerinde yetkili kişilerin görev veya unvan bilgisi değiştirilebilirken iletişim bilgilerinin değiştirilmesi mümkün değildir. Türk vatandaşı olmayan yetkili kişiler, yetkili kişi kaydı esnasında kullanılan e-posta adresini kullanarak Modül’e giriş yapacağı için bu bilgilerin doğru olması gerekmektedir.
• Yetkili kişiler tarafından standart sözleşme bildirimi yapılması esnasında taraflara ait bilgilerin doğru bir şekilde Modül’e eklenmesi gereklidir. Yukarıdaki açıklamalara paralel olarak, taraflara ait adres ve internet sitesi haricinde diğer bilgilerin sonradan değiştirilmesi imkânı bulunmamaktadır.
• Standart sözleşme bildiriminde, standart sözleşmenin ve standart sözleşmeyle ilgili diğer belgelerin (örneğin imza yetkililerini gösteren belgelerin ve gerekiyorsa bunların noter onaylı tercümelerinin) ayrı ayrı Modül’e yüklenmesi gerekmektedir.
• Modül’e yüklenen standart sözleşmelerin Kurum’a gönderilmesi için ayrıca bir onay işlemi yapılmalıdır. Standart sözleşmeler Modül’e yüklendikten sonra Kurum’a gönderim işleminin unutulmaması gerekmektedir. Standart sözleşmeler Modül üzerinden Kurum’a gönderildikten sonra standart sözleşmelerle ilgili herhangi bir düzenleme yapılamamaktadır. Bu nedenle, standart sözleşmelerin doğru bir şekilde doldurulması ve Modül’e doğru bilgilerin girilmesi önem arz etmektedir.

İmzaladığınız standart sözleşmelerin, Kurum’a doğru bir şekilde bildirilmesi ve ilgili işlemlerin doğru bir şekilde yapılması için [email protected]  adresinden bizimle irtibate geçebilirsiniz.