10 Mart 2018 tarihinde “Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ” (“Tebliğ”) Resmî Gazete’de yayımlandı.

Tebliğ, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) 10. Maddesindeki aydınlatma yükümlülüğüne ilişkin usul ve esasları düzenliyor.

KANUN UYARINCA AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ

Kanun’un 10. maddesi uyarınca “kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sorumlusu veya yetkilendirdiği kişi, ilgili kişilere;

• Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
• İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
• Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
• 11 inci maddede sayılan diğer hakları

konusunda bilgi vermekle yükümlüdür.

TEBLİĞ KAPSAMINDA NELERE DİKKAT ETMELİ?

Tebliğ’in 5. maddesinin ilk fıkrasında aydınlatmanın “sözlü, yazılı, ses kaydı, çağrı merkezi” gibi fiziksel veya elektronik ortam kullanılmak suretiyle yapılabileceği anlaşılıyor. Dolayısıyla sadece yazılı metinlerin okunması ile değil sözlü, IVR, ses kaydı dinletilmesi gibi yöntemlerle de aydınlatma yapılabiliyor. Ancak aydınlatma yapıldığını ispat yükümlülüğü veri sorumlusunda olduğundan sözlü yapılan aydınlatmaların da ispat edilebilecek şekilde yapılması gerekmektedir.

İlgili kişinin açık rızasına veya Kanundaki diğer işleme şartlarına bağlı olarak kişisel veri işlendiği her durumda aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmelidir (m. 5/1-a).  Burada önemli olan işleme için bir hukuka uygunluk sebebi olsa hatta kişinin açık rızası alınsa dahi söz konusu aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesinin zorunlu olduğudur.

Kişisel veri işleme amacı değiştiğinde, veri işleme faaliyetinden önce bu amaç için aydınlatma yükümlülüğünün ayrıca yerine getirilmesi gerekmektedir (m. 5/1-b). Bu yükümlülükten işleme faaliyetlerini genel olarak veya ileride yapılacak muhtemel işleme faaliyetlerini aydınlatma metninde belirterek kurtulmak mümkün değildir. Tebliğ, (g) bendinde “genel nitelikte ve muğlak ifadelere” yer verilemeyeceğini ve “gündeme gelmesi muhtemel başka amaçlar için kişisel verilerin işlenebileceği kanaatini uyandıran ifadelerin” kullanılamayacağını belirtmektedir.  Dolayısıyla geriye kalan tek çözüm veri işleme amacı değiştiğinde yeni amaç konusunda ilgili kişinin aydınlatılmasıdır.

Veri sorumlusunun farklı birimlerinde kişisel veriler farklı amaçlarla işleniyorsa, aydınlatma yükümlülüğü her bir birim nezdinde ayrıca yerine getirilmelidir (m. 5/1-c). Bu yükümlülüğün uygulamada nasıl yerine getirileceğine ilişkin soru işaretleri doğuyor. Bundan kastedilen, örneğin, çalışan adı ve soyadının İK tarafından işçi-işveren ilişkilerinin yürütülmesi, SGK’ya bildirim yapılması gibi amaçlarla işlenirken muhasebe tarafından maaş ödemelerinin yapılması amacıyla işleniyorsa bunun çalışana yönelik tek bir aydınlatma metninde birim bazında ayrıca belirtileceği midir yoksa birimlerin kendilerine özgü ayrı aydınlatma metinlerinin olması gerektiği midir? Bu konunun açıklığa kavuşturulması gerekmektedir.

Sicile kayıt yükümlülüğünün bulunması durumunda, aydınlatma yükümlülüğü çerçevesinde ilgili kişiye verilecek bilgiler, Sicile açıklanan bilgilerle uyumlu olmalıdır (m. 5/1-ç). Sicile kayıt başvurusunun içermesi gereken bilgiler arasında “kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği” ve “kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları” aydınlatma yükümlülüğü kapsamında da ilgili kişiye verilmesi gereken bilgilerdendir. Sicile kayıt için gerekli bilgilerle aydınlatma yükümlülüğü kapsamında verilen bilgiler çakıştığında bunların aynı olmasına dikkat edilmelidir.

Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi, ilgili kişinin talebine bağlı değildir (m. 5/1-d). İlgili kişinin talebi olsun olmasın kişisel verilerinin toplandığı, işlendiği ve aktarıldığı durumlarda aydınlatma yapılmalıdır.

Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğinin ispatı veri sorumlusuna aittir (m.5/1-e). Burada dikkat edilmesi gereken konu ispatı gerekli konu “ilgili kişinin aydınlatıldığının” değil, “aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğinin” ispatının zorunlu olduğudur. Bu iki durum veri sorumluları tarafından sıklıkla birbirine karıştırılmaktadır. İlgili kişinin içeriği Kanun ve Tebliğ ile tanımlanan aydınlatma metnine kolay ulaşabileceği bir ortam hazırlamak yeterlidir. Aydınlatma metninin okunduğuna dair bir onay almak şart değildir. Ancak yükümlülüğün yerine getirildiğinin ispatı gereklidir, dolayısıyla ilgili kişinin aydınlatılmasının sözlü yapılması gibi ispatı güç durumlardan kaçınılmasında fayda vardır.

Kişisel veri işleme faaliyetinin açık rıza şartına dayalı olarak gerçekleştirilmesi halinde, aydınlatma yükümlülüğü ve açık rızanın alınması işlemlerinin ayrı ayrı yerine getirilmesi gerekmektedir. (m. 5/1-f). Buradan kastedilenin ne olduğu tam net değildir. Kastedilen iki ayrı metinde bunun yapılması mıdır, yoksa aydınlatma metni ile birlikte bir açık rıza onayı alınmaması mıdır? Her halükârda bu iki mekanizmanın birbirinden bağımsız yapılması ve yönetilmesi bu yükümlülüğe uyum için faydalı olacaktır.

Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında açıklanacak kişisel veri işleme amacının belirli, açık ve meşru olması gerekir. Aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken, genel nitelikte ve muğlak ifadelere yer verilmemelidir. Gündeme gelmesi muhtemel başka amaçlar için kişisel verilerin işlenebileceği kanaatini uyandıran ifadeler kullanılmamalıdır (m. 5/1-g). Bu en dikkat edilmesi gereken yükümlülüklerden biridir. “Kişisel verileriniz şirketimiz tarafından 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun şekilde işlenmektedir” gibi genel ifadeler veya ortalama bir bireyin algı düzeyinin üstünde ifadeler kullanılmamalıdır. Ayrıca “… verilerinizi … amacıyla işleyebiliriz” ifadesi yerine “… verilerinizi … amacıyla işliyoruz” ifadesi kullanılmalıdır. (b) bendine ilişkin açıklamamızda da belirttiğimiz gibi eğer henüz var olmayan ama ileride var olabilecek bir işleme söz konusuysa aydınlatma söz konusu işleme yapılmaya başladığı an tekrar yapılmalıdır.

Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında ilgili kişiye yapılacak bildirimin anlaşılır, açık ve sade bir dil kullanılarak gerçekleştirilmesi gerekmektedir. (m.5/1-ğ). İlgili kişinin halihazırda aydınlatma metnindeki bazı terimleri, bilgileri bildiği farz edilmemelidir. Örneğin kişi çerezin veya CRM sisteminin ne anlama geldiğini bilmiyor olabilir. Ayrıca uzun ve zor anlaşılır cümlelerden ve paragraflardan kaçınılmalı, kolay okunabilecek ve anlaşılır yazılmalıdır. Küçük puntoların, metinlerin, sıkı satır aralıklarının kullanılmaması, sesle aydınlatma yapılıyorsa temiz ve kaliteli, herkes tarafından anlaşılabilir diksiyon ve fonetikle anlatım gerçekleştirilmesi gerekir. İlgili kişiler, hangi işleme süreçlerinin kendileri ile ilgili olduğunu anlayabilmelidir. Örneğin, bir müşterinin, yalnızca tedarikçilere ilişkin kişisel veri işleme süreçlerinin kendi için de söz konusu olduğunu düşünmemesi gerekir.

Kanunun 10 uncu maddesinin birinci fıkrasının (ç) bendinde yer alan “hukuki sebep” ten kasıt, aydınlatma yükümlülüğü kapsamında kişisel verilerin Kanunun 5 ve 6 ncı maddelerinde belirtilen işleme şartlarından hangisine dayanılarak işlendiğidir. Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi esnasında hukuki sebebin açıkça belirtilmesi gerekmektedir (m. 5/1-h). Bu yükümlülük, “kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi” için geçerlidir. Burada Kanunda geçen “hukuki sebep” ile kastedilenin ne olduğu açıklanmış, Kanun’un 5. ve 6. maddesindeki işlenme şartlarının kastedildiği belirtilmiştir. Veri sorumlularının, aydınlatma yükümlülüğünün toplamaya ilişkin kısmını yerine getirirken madde 5 ve 6’daki şartlardan hangisi söz konusuysa bu şartların Kanunda yazılı tabirlerini birebir kullanmaları faydalı olacaktır.

Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında, kişisel verilerin aktarılma amacı ve aktarılacak alıcı grupları belirtilmelidir (m. 5/1-ı).  Alıcı veya alıcı gruplarının yalnızca faaliyetlerinin ve sektörlerinin belirtilmesinin yeterli olup olmadığı, alıcı veya alıcı gruplarının ticari unvanlarının veya isimlerinin belirtilmesinin gerekip gerekmediği gibi unsurlar hala netlik kazanmamıştır.

Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında kişisel verilerin, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerden hangisiyle elde edildiği açık bir şekilde belirtilmelidir (m. 5/1-i). Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik yollarla elde edilmeden tam olarak ne kastedildiği anlaşılamasa da Avrupa Konseyi 108 sayılı Kişisel Verilerin Otomatik İşleme Tabi Tutulması Karşısında Bireylerin Korunması Sözleşmesi çerçevesinde otomatik işleme tanımı “verilerin kaydı, bu verilere mantıksal ve/veya aritmetik işlemlerin uygulanması, verilerin değiştirilmesi, silinmesi, geri elde edilmesi veya dağıtılması işlemlerinin tamamen veya kısmen otomatik yöntemlerle gerçekleştirilmesi” olarak düzenlenmiştir. Uluslararası yaklaşımlara bakıldığında ise “otomatik” tabirinden “minimal insan müdahalesi” düşünülebilir. Bu çerçevede daha keskin çizgilerle otomatik olarak değerlendirilebilecek çerez, otomatik kaydedilen ses kayıtları, internet veya yazılım üzerinden alınan bilgiler gibi elde etme yöntemleri ile kişinin bizzat kendisinden alınarak sisteme veri sorumlusu tarafından işlenen, elden veya fiziksel olarak verilen dosyalar gibi otomatik olmadığı daha belirli olanların spesifik olarak ayrıştırılması gerekir. Ancak bu ayrımın “açık bir şekilde” belirtilme zorunluluğu da Kurum’un bu hususu bir an önce açıklığa kavuşturmasını gerektirmektedir.

 Aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken eksik, ilgili kişileri yanıltıcı ve yanlış bilgilere yer verilmemelidir (m. 5/1-j). Kurum’un bilgilendirme toplantıları ve yaklaşımı dikkate alındığında ilgili kişiyi yanıltma hususunun geniş yorumlandığı düşünülmektedir. Nasıl olmayan bir işlemeyi varmış gibi göstermek veya tam aksi yanıltma ve yanlış bilgi verme oluyorsa, açık rıza gerekmediği halde açık rızaya dayalı işleme yapmak kişiye rızasını geri aldığında işlemenin durabileceği kanaati uyandırdığından yanıltıcı olarak değerlendirilebilecektir.

KİŞİSEL VERİLERİN İLGİLİ KİŞİDEN ELDE EDİLMEMESİ HALİNDE AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ

Bu tip toplama yöntemleriyle sıklıkla karşılaşılmaktadır. Örneğin çalışanın referans gösterdiği kişilerin ve mevcut müşterilerden elde edilen potansiyel müşterilerin kişisel verileri bunlara örnek gösterilebilir. Tebliğ, bu şekilde elde edilen kişisel veriler için ne zaman aydınlatılma yapılacağını düzenlemektedir. Buna göre aydınlatmanın;

• Kişisel verilerin elde edilmesinden itibaren makul bir süre içerisinde,
• Kişisel verilerin ilgili kişi ile iletişim amacıyla kullanılacak olması durumunda, ilk iletişim kurulması esnasında,
• Kişisel verilerin aktarılacak olması halinde, en geç kişisel verilerin ilk kez aktarımının yapılacağı sırada

yerine getirilmesi gerekir.